Toute cafétéria ou confiserie dotée d’une caisse enregistreuse doit mettre en œuvre des procédures de traitement des espèces appropriées afin de protéger l’organisation et tous les employés.
Nous vous guiderons à travers deux méthodes pour équilibrer la caisse enregistreuse.
Équilibrer la caisse enregistreuse quotidiennement après chaque quart de travail ou jour ouvrable est fondamental pour une bonne gestion de la trésorerie. Pour comprendre ce processus d’équilibrage, nous devons d’abord comprendre quelques termes.
Le flotteur
Si vous ne savez pas ce qu’est un flotteur, il s’agit de l’argent d’ouverture disponible dans la caisse enregistreuse pour rendre la monnaie tout au long de la journée. Le flottant doit toujours être exactement le même montant (par exemple 150,00 $) à la fin de chaque quart de travail/jour et de nouveau au début de chaque quart de travail/jour.
Tip: The Float should be counted twice daily:
- Une fois, à la fin d’un quart de travail/jour ;
- Et puis à nouveau au début du quart de travail/jour suivant.
Ce processus protège tous les employés à chaque étape du processus.
Le rapport d’équilibrage PDV
Un logiciel de système de point de vente de qualité professionnelle aura un rapport de rapport d’équilibrage de point de vente dans le cadre des rapports standard disponibles dans le système. Ce rapport fournit un résumé de tous les paiements reçus pendant le quart de travail/la journée, y compris les paiements en espèces, par carte de crédit ou de débit et d’autres formes de paiement telles que les comptes de paiement internes, les chèques-cadeaux échangés et BullfrogPay.
OK, équilibrons cette caisse enregistreuse.
La première méthode et la plus courante (intelligemment appelée équilibrage standard) est effectuée par un employé senior à la fin du quart de travail/de la journée.
Le processus doit toujours être exécuté comme suit :
- Comptez le flotteur. Retirez et séparez suffisamment d’espèces du tiroir pour vous assurer qu’il y a un mélange de toutes les pièces de monnaie et de papier-monnaie, et que la valeur totale de ces espèces correspond exactement à ce que la direction a déterminé ; 150,00 $ est notre exemple ici. Parfois, la direction spécifiera exactement le nombre de chaque pièce et monnaie papier à inclure dans le flotteur. Maintenant, séparez le flotteur et mettez-le de côté pour le garder en lieu sûr jusqu’au prochain quart de travail/jour.
- Équilibrer la trésorerie. Toutes les espèces restantes laissées dans le registre sont maintenant comptées et inscrites dans un rapport de dépôt quotidien en préparation du dépôt à la banque. Le total de ces liquidités restantes est ensuite comparé au total des liquidités reçues indiqué dans le rapport d’équilibrage du point de vente. La différence doit également être incluse dans le rapport de dépôt quotidien. Une différence de zéro signifie que vous faites votre danse joyeuse… vous êtes en équilibre ! Si votre argent compté est supérieur au rapport, vous êtes « au-dessus » et si votre argent compté est inférieur au rapport, vous êtes « court ».
Tip: Avec notre PDV system software vous pouvez accéder aux rapports financiers à la demande à tout moment depuis n’importe quel appareil.
La deuxième méthode d’équilibrage de la trésorerie consiste en fait à ne pas équilibrer la trésorerie du tout. Cette méthode est appelée « équilibrage déclaré » ou parfois « équilibrage à l’aveugle » et n’est pas toujours disponible sur un système PDV. Mais s’il est disponible, voici comment il fonctionne :
- Compter le flotteur. Oui, c’est exactement le même processus que nous venons d’étudier dans la première méthode, et oui, séparez le flotteur et mettez-le de côté pour le garder en sécurité jusqu’à la prochaine équipe/le prochain jour.
- Comptez les espèces restantes et inscrivez les totaux des devises soit sur un formulaire de dépôt papier, soit sur un formulaire électronique dans certains systèmes de point de vente où les totaux des devises peuvent être inscrits.
C’est tout… vous avez terminé. La « balance » de l’encaisse quotidienne est effectuée ultérieurement par une personne du service des finances ou de l’administration.
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