Cualquier cafetería o tienda de golosinas con caja registradora debe implementar procedimientos adecuados de manejo de efectivo para proteger a la organización y a todos los empleados.
Le guiaremos a través de dos métodos para equilibrar la caja registradora.
Equilibrar la caja registradora diariamente después de cada turno de empleado o día hábil es fundamental para una buena gestión del efectivo. Para comprender este proceso de equilibrio, primero debemos comprender un par de términos.
El flotador
Si no estás familiarizado con lo que es un flotador, este es el efectivo de apertura disponible en la caja registradora para dar cambio a lo largo del día. La flotación siempre debe ser exactamente la misma cantidad (por ejemplo, $150,00) al final de cada turno/día y nuevamente al comienzo de cada turno/día.
Consejo: El flotador debe contarse dos veces al día:
- Una vez, al final de un turno/día;
- Y luego nuevamente al comienzo del siguiente turno/día.
Este proceso protege a todos los empleados en cada paso del camino.
El informe de equilibrio de POS
Un software de sistema POS de calidad profesional tendrá un informe de informe de equilibrio de POS como parte de los informes estándar disponibles en el sistema. Este informe proporciona un resumen de todos los pagos recibidos durante el turno/día, incluidos pagos en efectivo, con tarjeta de crédito o débito y otras formas de pago, como cuentas de cargo internas, certificados de regalo canjeados yBullfrogPay.
Bien, equilibremos esa caja registradora.
El primer método y el más común (inteligentemente denominado equilibrio estándar) lo lleva a cabo un empleado de alto nivel al final del turno/día.
El proceso siempre debe ejecutarse de la siguiente manera:
- Cuente el flotador. Retire y separe suficiente efectivo del cajón para garantizar que haya una combinación de todas las monedas y billetes, y que el valor total de este efectivo sea exactamente el que la gerencia ha determinado; $150,00 es nuestro ejemplo aquí. A veces, la gerencia especificará exactamente cuántas monedas y billetes de cada tipo se incluirán en el flotador. Ahora separe el flotador y déjelo a un lado para guardarlo de forma segura hasta el siguiente turno/día.
- Equilibre el efectivo. Todo el efectivo restante que queda en la caja registradora ahora se cuenta y se ingresa en un Informe de depósito diario en preparación para el depósito en el banco. Luego, el total de este efectivo restante se compara con el efectivo total recibido informado en el Informe de equilibrio de POS. La diferencia también debe incluirse en el Informe de Depósito diario. Una diferencia de cero significa que haces tu baile feliz… ¡estás en equilibrio! Si su efectivo contado es mayor que el informe, está «sobre» y si su efectivo contado es menor que el informe, está «falto».
Consejo: Con nuestra POS system software Puede acceder a informes financieros a pedido en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
El segundo método de equilibrar el efectivo es, en realidad, no equilibrar el efectivo en absoluto. Este método se conoce como ‘Equilibrio declarado’ o a veces llamado ‘Equilibrio ciego’, y no siempre está disponible en un sistema POS. Pero si está disponible, así es como funciona:
- Cuente el flotador. Sí, exactamente el mismo proceso que acabamos de ver en el primer método, y sí, separe el flotador y déjelo a un lado para guardarlo de forma segura hasta el próximo turno/día.
- Cuente el efectivo restante e ingrese los totales de moneda en un formulario de depósito en papel o algunos sistemas POS tendrán un formulario electrónico donde se pueden ingresar los totales de moneda.
Eso es todo… ya terminaste. El «equilibrio» real del efectivo diario lo realiza alguien del departamento de finanzas o administración en un momento posterior.
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